Comment organiser une journée portes ouvertes ?

Pour promouvoir une entreprise, commerciale ou non, il est toujours bon d’effectuer une journée portes-ouvertes. C’est un événement qui consiste à se faire connaitre en autorisant un public, qui normalement est interdit, à visiter un lieu comme une usine, un commerce, ou un lieu de travail.

Journée portes ouvertes : les préparatifs en amont

Beaucoup de choses doivent être planifiées au mieux pour l’organisation d’une journée portes ouvertes : choix de la date, les différentes autorisations (mairie, Service d’incendie et de secours, etc.), le contact de son assureur, les supports publicitaires, les produits que l’on veut lancer, etc. Selon le but visé, il y a différentes façons d’organiser une journée portes ouvertes. Si le but principal est la visibilité, il faut choisir des produits-phares à mettre en avant, les produits à lancer et à mettre en promotion, concevoir et éditer les flyers et autres supports publicitaires. Si l’on a comme objectif le recrutement ou la recherche de nouveaux talents, il faut mettre en avant les atouts de travailler dans votre entreprise, les différentes opportunités de carrière ainsi que les postes à pourvoir durant la journée portes ouvertes.

Journée portes ouvertes : la gestion du jour J

Pour que la journée porte ouverte se passe bien, beaucoup de choses doivent être mises aux points pour le jour J. Pour ce qui est du stationnement : il faut s’assurer qu’il y a assez de place sécurisé pour les visiteurs escomptés. Pour les parties ouvertes au public, un système de guidage, via des pancartes  doit être mis en place.  Les sanitaires doivent être bien approvisionnés (papiers toilettes, eaux, …), et facile d’accès. Ensuite, si le but est de se faire de la publicité, il faut organiser la façon de distribuer les flyers, cartes de visite, goodies et autres cadeaux souvenirs.  Il faut aussi bien placer les produits que l’on souhaite lancer, et ceux qui ont été sélectionnés comme faisant l’objet de promotion. Et enfin, si le but en est le recrutement, il vaut mieux opter pour un type officieux (tenues plus cool, comité d’examinateur moins nombreux, …) afin de permettre une prospection douce des candidats. Mais quel que soit le but escompté, il est préférable de proposer et d’inciter les visiteurs à remplir un questionnaire pour connaitre leurs attentes.

Journée portes ouvertes : les retours en aval

La journée portes ouvertes étant close, il faut s’attaquer à la gestion des retombés ainsi que la gestion des opportunités y liées et qui doivent se faire en aval. Si le but premier de la journée portes ouvertes est la publicité, il faut d’abord trier et gérer la nouvelle base de données recueillie. Et ainsi profiter de la liste de clients potentiels recueillies afin de procéder à une prospection de type mailing, tout en proposant des produits susceptibles de les intéresser (selon le profil recueilli lors de sondage effectués). Dans le cas où le but escompté est le recrutement, il faut passer à une phase d’entretien de confirmation. Voir les différents candidats sélectionner.